Kontix.English version

Политика на приватност

Последна измена: 28.10.2026

Оваа политика објаснува кои лични податоци ги обработува Kontix, зошто, со кого ги споделува, колку долго ги чува и кои права ги имате. Важи за веб-апликацијата Kontix и за WhatsApp бројот на Kontix за примање сметки.

1. Кој сме и како да не контактирате

Kontix е софтвер за сметководствени бироа: бирото ги собира сметките и документите на своите клиенти, сметководителот ги прегледува и ги извезува за книжење. Kontix го води [ПРАВНО ИМЕ НА ФИРМАТА], [АДРЕСА НА СЕДИШТЕТО] („ние“).

За прашања за приватноста и за барања во врска со Вашите податоци пишете на contact@kontix.mk.

2. Кој одлучува за Вашите податоци

За податоците на клиентите на едно биро (сметки, документи, броеви за WhatsApp) одлучува бирото: тоа е контролор на тие податоци, а ние ги обработуваме во негово име и според неговите упатства. Затоа за прашања за Вашите сметки прво обратете се до Вашето биро. Може да ни пишете и нам, а ние ќе му го проследиме барањето на бирото.

За корисничките сметки на апликацијата, за безбедноста и за работата на самиот сервис контролор сме ние.

3. Кои податоци ги обработуваме

  • Корисничка сметка: e-пошта, име, улога, бирото и фирмите до кои имате пристап и податоци за најава. Лозинката не ја гледаме: давателот на најавата ја чува само во заштитен (хеширан) облик.
  • Документи и сметководствени податоци: прикачените сметки и документи (слики, PDF), податоците прочитани од нив (на пр. датум, износи, ДДВ, продавач, начин на плаќање), белешки и историја на промените (кој што променил и кога).
  • WhatsApp: телефонскиот број и името на лицето што бирото го внело за својот клиент, сликите и PDF-документите што ги праќате, Вашиот одговор за начинот на плаќање, техничкиот број и времето на секоја порака. Името од Вашиот WhatsApp профил и текстот на пораките не ги зачувуваме; текстот го читаме само за да го запишеме одговорот за плаќањето. Ако Вашиот број е внесен кај повеќе фирми, додека не изберете фирма чуваме само упатување до датотеката кај Meta, кое го бришеме штом ќе изберете.
  • Пораки од броеви што не се регистрирани кај ниту едно биро: само бројот, техничкиот број и времето на пораката, за да одговориме најмногу еднаш дневно и да спречиме злоупотреба. Сликите и документите од такви броеви не ги зачувуваме. За овие податоци контролор сме ние.
  • Технички податоци: колачиња што се потребни за најава (сесија) и технички записи на серверот (на пр. IP адреса и време на барање) за безбедност и за откривање грешки. Не користиме колачиња за рекламирање или следење.

Податоците ги добиваме од Вас, од Вашето биро (на пример името и бројот што ги внесува за WhatsApp) и од самите документи. Сметките може да содржат и податоци за други лица, на пример за продавачот или за вработен што платил. Тие податоци ги обработуваме само како дел од документот, за сметководството.

Ботот никогаш не бара број на платежна картичка, број на банкарска сметка или број на лична карта. Ве молиме не праќајте такви податоци. Ако се гледаат на сметката, тие се дел од документот и се чуваат како и самиот документ.

4. Зошто ги обработуваме и врз која основа

  • За да ја дадеме услугата на бирото според договорот со него: примање, читање, преглед и извоз на документи.
  • За да може бирото да ги исполни сметководствените обврски кон своите клиенти и законските обврски за чување документи.
  • За безбедност и спречување злоупотреба (најава, ограничување на бројот на пораки и датотеки, откривање дупликати), врз основа на легитимен интерес.

Податоците не ги продаваме, не ги користиме за рекламирање и не правиме профилирање. Не донесуваме автоматизирани одлуки за Вас: ниту софтверот ниту WhatsApp ботот не одлучуваат сами, тие само предлагаат, а секоја сметка ја прегледува и одобрува сметководител од бирото.

Податоците за корисничката сметка се потребни за да може да се најавите. Сметките се потребни за да може бирото да го води Вашето сметководство. Праќањето преку WhatsApp не е задолжително: сметките може да се прикачат и на друг начин.

5. Автоматско читање на документи

Кога бирото го користи автоматското читање, сликата или PDF-документот се праќа до услугата за вештачка интелигенција на Anthropic (Claude), за да се прочитаат податоците од сметката. Резултатот е само предлог што сметководителот го проверува и по потреба го поправа.

6. WhatsApp

  • Сметки преку WhatsApp може да праќаат само броеви што бирото ги внело за својот клиент. Бирото е должно да Ве извести и да има Ваша согласност пред да го внесе Вашиот број.
  • Пораките, сликите и документите поминуваат преку услугата WhatsApp Business (Cloud API) на Meta Platforms. За таа услуга Meta Platforms Ireland Limited работи како подобработувач, во име на Kontix и на бирото; за безбедност и интегритет на својата услуга Meta може да ги користи податоците и во свое име. Според Meta, пораките се шифрирани при пренос и при чување, а кај Meta се чуваат најмногу 30 дена, за да може да се испорачаат. За Вашето користење на WhatsApp важат и условите и политиката за приватност на WhatsApp.
  • Ботот никогаш не започнува разговор и не праќа реклами. Тој одговара на Вашите пораки: потврдува дека сметката е примена и прашува како е платена. Ако не одговорите, по 30 минути ја означува сликата со ❗ и во истиот разговор праќа најмногу два потсетника, еден и два часа по сликата. Сметката стигнува до сметководителот кога ќе одговорите, а најдоцна наредното утро во 08:00. За помош од човек обратете се до Вашето биро или пишете ни.
  • Ако не сакате повеќе да праќате сметки преку WhatsApp, едноставно престанете, или побарајте од бирото да го исклучи Вашиот број, или пишете ни. Исклучен број повеќе не може да праќа сметки.

7. Со кого ги споделуваме податоците

  • Со Вашето биро: тоа ги гледа сметките на своите клиенти. Друго биро и други клиенти не ги гледаат.
  • Со давателите на услуги што ги користиме, само колку што е потребно за услугата: Supabase (база на податоци, најава и чување датотеки), давателот на серверот на кој работи Kontix, Anthropic (автоматско читање, кога е вклучено) и Meta Platforms (WhatsApp).
  • Со надлежни органи, само кога тоа го бара законот.

Некои од овие даватели може да ги обработуваат податоците надвор од Република Северна Македонија, на пример во Европската унија или во САД. Во тој случај се потпираме на заштитните мерки што тие ги нудат во своите договори за обработка на податоци, како стандардни договорни клаузули.

8. Колку долго ги чуваме

  • Корисничката сметка: додека е активна, односно додека бирото ја користи Kontix.
  • Документите и сметководствените податоци, вклучително и сметките пратени преку WhatsApp: додека бирото ја користи Kontix и колку што е потребно за законските обврски за чување сметководствени документи. Кога бирото ќе престане да ја користи услугата, податоците се бришат или му се враќаат на бирото, според договорот со него.
  • Записите за WhatsApp пораки (број, технички број и време), и од регистрирани и од нерегистрирани броеви: се бришат автоматски по 30 дена.
  • Упатувањата до слики што чекаат избор на фирма: се бришат кога ќе изберете, а најдоцна по 7 дена.
  • Бројачите за ограничување на пораки: се бришат автоматски по 2 дена.

9. Вашите права

Имате право да побарате пристап до Вашите податоци, нивна поправка или бришење, ограничување на обработката, да се спротивставите на обработката и да ги добиете податоците во пренослив облик. Каде обработката се темели на согласност, можете да ја повлечете во секое време.

Барањата праќајте ги до Вашето биро или до нас на contact@kontix.mk. Одговараме без одлагање, најдоцна во рок од еден месец; ако барањето е сложено, рокот може да се продолжи за уште најмногу два месеци, за што ќе Ве известиме. Како да побарате бришење е опишано на страницата „Бришење податоци“ (/data-deletion).

Ако сметате дека Вашите податоци не се обработуваат правилно, можете да поднесете барање до Агенцијата за заштита на личните податоци (azlp.mk).

10. Безбедност

Податоците се пренесуваат преку шифрирани врски (HTTPS). Пристапот е ограничен според улогата: секое биро и секоја фирма ги гледаат само своите податоци. Промените на сметките се запишуваат во историја.

11. Деца

Kontix е наменет за деловна употреба и не е наменет за деца.

12. Измени

Измените на оваа политика ги објавуваме на оваа страница, со датумот на последната измена.

Privacy Policy

Last updated: 28 October 2026

This policy explains which personal data Kontix processes, why, with whom it is shared, how long it is kept and what rights you have. It applies to the Kontix web application and to the Kontix WhatsApp number for receiving receipts.

1. Who we are and how to contact us

Kontix is software for accounting bureaus: a bureau collects the receipts and documents of its clients, and an accountant reviews and exports them for bookkeeping. Kontix is operated by [LEGAL COMPANY NAME], [REGISTERED ADDRESS] ("we").

For privacy questions and requests about your data, write to contact@kontix.mk.

2. Who decides about your data

For the data of a bureau's clients (receipts, documents, WhatsApp numbers) the bureau decides: it is the controller of that data, and we process it on its behalf and on its instructions. For questions about your receipts, please contact your bureau first. You may also write to us and we will forward your request to the bureau.

For the user accounts of the application, for security and for running the service itself, we are the controller.

3. What data we process

  • User account: e-mail, name, role, the bureau and companies you can access, and sign-in data. We never see your password: the sign-in provider stores it only in protected (hashed) form.
  • Documents and accounting data: uploaded receipts and documents (photos, PDFs), data read from them (for example date, amounts, VAT, seller, payment method), notes and the history of changes (who changed what and when).
  • WhatsApp: the phone number and name of the person that the bureau registered for its client, the photos and PDF documents you send, your answer about the payment method, and the technical id and time of each message. We do not store your WhatsApp profile name or the text of your messages; we read the text only to record your payment answer. If your number is registered for several companies, until you choose the company we keep only Meta's reference to the file, and we delete it once you choose.
  • Messages from numbers not registered with any bureau: only the number, the technical message id and the time, so that we reply at most once a day and prevent abuse. We do not store photos or documents from such numbers. We are the controller of this data.
  • Technical data: cookies needed for signing in (session) and technical server records (for example IP address and time of a request) for security and troubleshooting. We do not use advertising or tracking cookies.

We get data from you, from your bureau (for example the name and number it registers for WhatsApp) and from the documents themselves. Receipts may also contain data about other people, for example the seller or an employee who paid. We process that data only as part of the document, for the accounting.

The bot never asks for a payment card number, a bank account number or an ID number. Please do not send such data. If it is visible on a receipt, it is part of the document and is kept like the document itself.

4. Why we process data and on what basis

  • To provide the service to the bureau under our contract with it: receiving, reading, reviewing and exporting documents.
  • So that the bureau can meet its accounting duties to its clients and its legal duties to keep records.
  • For security and abuse prevention (sign-in, limits on messages and files, duplicate detection), based on legitimate interest.

We do not sell data, do not use it for advertising and do not profile anyone. We make no automated decisions about you: neither the software nor the WhatsApp bot decides on its own, they only make proposals, and every receipt is reviewed and approved by an accountant of the bureau.

Account data is needed so that you can sign in. Receipts are needed so that the bureau can keep your accounts. Sending over WhatsApp is optional: receipts can also be uploaded in other ways.

5. Automatic reading of documents

When the bureau uses automatic reading, the photo or PDF is sent to Anthropic's AI service (Claude) to read the data of the receipt. The result is only a proposal that the accountant checks and corrects where needed.

6. WhatsApp

  • Only numbers that a bureau registered for its client can send receipts over WhatsApp. The bureau must inform you and have your consent before it registers your number.
  • Messages, photos and documents pass through the WhatsApp Business service (Cloud API) of Meta Platforms. For that service Meta Platforms Ireland Limited acts as a sub-processor on behalf of Kontix and the bureau; for the safety and integrity of its service Meta may also use the data on its own behalf. According to Meta, messages are encrypted in transit and at rest and are kept by Meta for at most 30 days so that they can be delivered. WhatsApp's own terms and privacy policy also apply to your use of WhatsApp.
  • The bot never starts a conversation and never sends advertising. It replies to your messages: it confirms that a receipt was received and asks how it was paid. If you do not answer, after 30 minutes it marks the photo with ❗ and sends at most two reminders in the same conversation, one and two hours after the photo. The receipt reaches the accountant when you answer, and at the latest at 08:00 the next morning. For help from a person, contact your bureau or write to us.
  • If you no longer want to send receipts over WhatsApp, simply stop, ask your bureau to switch off your number, or write to us. A switched-off number can no longer send receipts.

7. Who we share data with

  • Your bureau: it sees the receipts of its own clients. Other bureaus and other clients do not.
  • The service providers we use, only as far as needed for the service: Supabase (database, sign-in and file storage), the provider of the server Kontix runs on, Anthropic (automatic reading, when enabled) and Meta Platforms (WhatsApp).
  • Public authorities, only when the law requires it.

Some of these providers may process data outside the Republic of North Macedonia, for example in the European Union or the United States. In that case we rely on the safeguards they offer in their data processing agreements, such as standard contractual clauses.

8. How long we keep data

  • User accounts: while active, that is while the bureau uses Kontix.
  • Documents and accounting data, including receipts sent over WhatsApp: while the bureau uses Kontix and as long as needed for the legal duties to keep accounting records. When the bureau stops using the service, the data is deleted or returned to the bureau, according to our contract with it.
  • Records of WhatsApp messages (number, technical id and time), from registered and unregistered numbers: deleted automatically after 30 days.
  • References to photos waiting for a company choice: deleted when you choose, and after 7 days at the latest.
  • Message limit counters: deleted automatically after 2 days.

9. Your rights

You have the right to ask for access to your data, its correction or deletion, restriction of processing, to object to processing, and to receive your data in a portable form. Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time.

Send requests to your bureau or to us at contact@kontix.mk. We reply without delay and within one month at the latest; for complex requests this can be extended by up to two more months, and we will tell you if so. How to ask for deletion is described on the "Data deletion" page (/data-deletion).

If you believe your data is not processed correctly, you can lodge a complaint with the Personal Data Protection Agency of North Macedonia (azlp.mk).

10. Security

Data is transferred over encrypted connections (HTTPS). Access is limited by role: each bureau and each company sees only its own data. Changes to receipts are recorded in a history.

11. Children

Kontix is meant for business use and is not meant for children.

12. Changes

We publish changes to this policy on this page, with the date of the last change.

contact@kontix.mk